W 7. Programie Ramowym odstąpiono od wysyłania wsniosków w postaci papierowej na rzecz wersji elektronicznej. Wnioski wysyła się tylko za pomocą systemu EPSS.

System  EPSS (Electronic Proposal Submission Service) daje użytkownikowi możliwość przedstawienia Komisji Europejskiej swojego projektu poprzez pełne przygotowanie wniosku przez Internet.

System jest dostępny za pośrednictwem Internetu jako aplikacja sieciowa i wymaga jedynie standardowej przeglądarki internetowej, bez potrzeby posiadania specjalnego oprogramowania.

EPSS jest metodą przygotowywania i składania wniosków w 7. PR. Zapewnia bezpieczną przestrzeń roboczą dla konsorcjum, służącą do wspólnego przygotowania i złożenia wniosku.

Aby uzyskać dostęp do EPSS, użytkownicy muszą dokonać wyboru i określić w związku z którym zaproszeniem oraz z którym podprogramem w ramach tego zaproszenia chcą przygotować wniosek. Dostęp ten można uzyskać za pośrednictwem strony CORDIS poświęconej 7. PR - "Znajdź wniosek" ("Find a call").

Po wybraniu odpowiedniego zaproszenia na wskazanej stronie użytkownik przejdzie do strony konkretnego zaproszenia. Tutaj, w polu „Electronic Proposal Submission Service (EPSS)”, wybranie stosownego podprogramu i kliknięcie "Idź" ("Go") skieruje użytkownika na stronę startową EPSS.

W tym miejscu użytkownicy mogą wprowadzić swoje dane szczegółowe w celu uzyskania nazwy użytkownika i hasła służących do logowania, jak również mogą pobrać przewodnik użytkownika EPSS. Dane użytkowania służące do logowania można wykorzystać w terminie późniejszym podczas powrotu do zapamiętanego wniosku będącego w trakcie przygotowania. W przypadku każdego nowego wniosku użytkownicy muszą dokonać ponownej rejestracji.

Podczas pierwszego logowania do systemu Koordynator dokonuje zmiany zarówno swojego hasła, jak i haseł partnerów, a następnie nowe hasła przekazuje partnerom. Partner w projekcie może dokonywać zmian jedynie w części A2 Form – czyli formularzu administracyjnym dotyczącym ogólnej informacji o jednostce realizującej projekt. Partnerzy mogą przeglądać całą zawartość projektu, natomiast edytować mogą jedynie swoją część A2 Form. 

Przygotowanie projektu w systemie wymaga postępowania zgodnie
z wyświetlanymi na ekranie informacjami. Pomocniczo można wydrukować „EPSS preparation and submission guide” dostępny dla każdego konkursu i schematu finansowania.

Uzyskanie numeru PIC

Chcąc zarejestrować projekt w systemie EPSS, niezbędne jest podanie kodu identyfikacyjnego użytkownika. Organizacja, która w ramach 7PR zawarła już umowę o grant, otrzymała też PIC. Organizacje, które nie podpisały jeszcze umowy o grant w ramach 7PR, mogą uzyskać PIC po dokonaniu rejestracji w URF (system indywidualnej rejestracji), dostępnym na portalu uczestnika. Następnie można użyć PIC przy składaniu wniosków.

Osoby zaznajomione z procedurami składania wniosków i ich negocjacji wiedzą, że dotychczas uczestnicy musieli dostarczyć Komisji informacji o swoim statusie prawnym i finansowym przy składaniu każdego wniosku czy negocjacji kontraktu.
Aby wyeliminować zbędne żądania o dodatkowe dane, zapraszamy do zarejestrowania swojej organizacji tylko raz w serwisie Systemu Indywidualnej Rejestracji.